אבחון ארגוני לסאל בכניסה לתפקיד
מפקדים רבים, בהיכנסם לתפקיד חדש או לקראת כתיבת תכנית עבודה, נמצאים בהצפה רבה של מידע, פוגשים צרכים מגוונים ונתקלים כל העת בפערים שצפים. לא מעט מפקדים שואלים את עצמם – מאיפה מתחילים? במה עלי להתמקד כמפקד? מה מעסיק את הארגון ואת אנשיו? ועוד שאלות רבות.
האבחון הארגוני מאפשר לעשות קצת סדר בתוך הבלגאן, להסיט את הערפל, ולמקד את נקודות הטיפול וההתערבות המתאימות.
מטרת האבחון הארגוני
אבחון ארגוני הוא תהליך שיטתי בו לומדים את הארגון על היבטיו השונים. האבחון הארגוני משקף תמונת מצב נוכחית של הארגון והיבטים בהם ניתן, אם יש צורך, לחולל שינוי ובכך להביא לרמת תפקוד מירבית.
מתי ולמי מיועדת הפעילות?
אבחון ארגוני צריך להיעשות בשני הקשרים עיקריים:
א. בכניסה לתפקיד של מפקד – לצורך מיפוי מצב המסגרת
ב. על בסיס צורך – לדוגמא לאור אירועים או תהליכים משמעותיים המתקיימים ביחידה ועשויים להשפיע על המסגרת ואנשיה.
שלבים בתהליך האבחון:
איסוף הנתונים.
ניתוח הנתונים ומיפוי תמונת מצב.
תרגום ממצאי האבחון לתכנית עבודה.
צילום: דובר צהל
מודלים לאבחון ארגוני:
בכדי לקבל תמונת מצב מקיפה של הענף, מומלץ להיעזר באחד משני המודלים שיוצגו להלן
מודל ראשון - מודל שבעת הS ים של מקינזי
המודל ממפה שבעה מרכיבים מרכזיים בארגון שאותם יש לאבחן בחלוקה למרכיבים "קשים" ו"רכים", כאשר עבור כל מרכיב יש לבחון מספר שאלות.
מרכיבים "קשים":
1. אסטרטגיה (Strategy) – התוכנית הנערכת לשמירת רלוונטיות וקידום הארגון. האסטרטגיה ניתנת לתיאור על ידי הייעוד של הארגון, יעדיו ומטרותיו, וכוונותיו האסטרטגיות.
שאלות מכווינות:
· מהן המטרות העיקריות לשם השגתן הוקם הענף? והאם הענף נשאר נאמן לייעודו ולמטרותיו?
· האם קיימות סתירות או ניגודים בין המטרות השונות? וכיצד הן מנוהלות?
· עד כמה מצליח הענף לתרגם את מטרותיו לאסטרטגיה?
· עד כמה מתנהלת עבודת תכנון בענף? ועד כמה פועלים לפי התכנון?
· מה החזון של הענף?
2. מבנה ארגוני (Structure) – האופן בו הארגון בנוי וקשרי הגומלין בתוכו. המבנה מייצג את הצורה שבה בחר הארגון לחלק את העבודה ליחידות משנה, בין שהן יחידים ובין שהן קבוצות ולתאם בין אותן יחידות לצורך השלמת העבודה ועמידה במשימות.
שאלות מכווינות:
· מהו עץ המבנה של הענף? ומה תפקידו של כל מדור?
· איך מתקבלות החלטות בענף? (כיצד מתחברת ההיררכיה עם חלוקת העבודה לתהליך של קבלת החלטות)
· איך עוברת התקשורת בענף? (איך מתקשרים החלקים השונים של הענף/עסק)
· באיזו מידה המבנה מתאים לייעוד ולאסטרטגיה (הדרך בה מנסים להגשים את הייעוד)?
3. תהליכים ושיטות (System) – הפעילויות והפרוצדורות היומיומיות אותם מבצע הצוות על-מנת לבצע את המשימות השונות.
שאלות מכווינות:
· מערכות בקרה: רמת המחשוב; אופן הבקרה על הפעילויות השונות; נהלים
· מערכות מידע: אילו מערכות קיימות לצורך תפעול?; אילו מערכות קיימות לצורך קבלת החלטות?
· תגמולים: איך מתגמלים אנשים בענף?, על מה מתגמלים?
מרכיבים "רכים":
4. ערכים משותפים (Shared values)- הערכים ואמונות היסוד שעל פיהן פועלים האנשים בארגון. מרכיב זה נמצא במרכז הדיאגראמה המובאת להלן, היות והם מרכזיים להתפתחות שאר המרכיבים הנגזרים מהסיבה להיווצרותו של הארגון מלכתחילה וממטרתו (נורמות: התפקוד וההתנהגות הנהוגות בארגון).
שאלות מכווינות:
· מה הייעוד המוצהר של ארגון?
· מהו הייעוד הלא מוצהר?
· מה חשוב כאן?
· על פי אילו קריטריונים מקבלים החלטות?
5. מיומנויות וכישורים (Skills) - מיומנויות הליבה של הארגון ושל האנשים העובדים בו וכן הכישורים הנדרשים כדי לקדם את משימת הארגון.
שאלות מכווינות:
· מה יודעים אנשים לעשות היטב?
· מהי הטכנולוגיה העומדת לרשותו של הענף? - האם השימוש בה נעשה בצורה אפקטיבית?, עד כמה הטכנולוגיה מהווה מגבלה?, מה היא דורשת מבחינת ידע?
· באיזו מידה מתאימות המיומנויות לאסטרטגיה ולמבנה הענף?
· באיזו מידה מתאימות המיומנויות לאנשים המאיישים את הארגון?
· מהן המיומנויות שצריך להוסיף ולפתח בארגון?
6. סגנון ניהול (Style) – סגנון הניהול והמנהיגות שאומץ בארגון.
שאלות מכווינות:
· איך מנהלים כאן אנשים?
· מהי חלוקת הזמן של המפקדים?
· מהי תרבות היחסים הבין האנשים?
· באיזו מידה מתאים סגנון הניהול לאנשים ותומך בהשגת המטרות?
· מהי המוכנות לשינוי בענף?
7. הון אנושי (Staff) – מי הם המשרתים בארגון, מאפייניהם ויכולותיהם העיקריות.
שאלות מכווינות:
· מי הם חברי הענף? גיל, וותק, מקצוע ועיסוק.
· איך אפשר לאפיין, בהכללה, את כוח העבודה של הענף?
· מהן הנקודות החוזק ונקודות החולשה של כוח העבודה?
· אילו בעיות בתחום משאבי האנוש מטרידות את היום ואת מפקדי הענף?
· באיזו מידה מתאימים האנשים למטרות ולמבנה?
· מהי הדרך בה יוצרים מוטיבציה?
מודל שני - מודל ה – SWOT
המודל בודק את החוזקות והחולשות של הענף, וכן מעריך את ההזדמנויות והאיומים הקיימים בסביבתם. השיטה מאפשרת להבין לאלו כיוונים היחידה צריכה לפנות, על מנת שיעצימו את החוזקות וההזדמנויות ויגנו בפני חולשות ואיומי הסביבה.
החוזקות והחולשות מתייחסות לתוך הענף, והאיומים וההזדמנויות למאפיינים שמחוצה לו.
חוזקות (Sׂ) – המשאבים, יכולות ומיומנויות ליבה שיש לענף ושהענף יכול להשתמש בהם להשגת מטרותיו.
דוגמאות לחוזקות: מוניטין ושם טוב, מומחיות מיוחדת, כ"א איכותי, מוטיבציה ארגונית, מבנה שמאפשר זרימת מידע ועבודה משולבת ללא בירוקרטיה מסרבלת
חולשות (W) – מגבלה, פגם או ליקוי בענף המונע או מקשה על הארגון להשיג את מטרותיו.
דוגמאות לחולשות: תדמית בעייתית, זמן שירות ארוך, חוסר במשאבי כ"א/ תקציב, טיב מוצר לא גבוה, מבנה מסורבל – בירוקרטי. תקשורת לקויה, עבודת צוות לא טובה
הזדמנויות (O) – השינויים המתרחשים בסביבתו החיצונית של הענף (במחלקה/ בחיל...) שטומנים בחובם סיכויים חיוביים, כגון: שינוי מגמות, חידוש טכנולוגי, צרכים חדשים, מצבים אשר מאפשרים לארגון לחשוף הזדמנויות חדשות להיות משמעותי.
דוגמאות להזדמנויות: שיתופי פעולה, פיתוחים טכנולוגים חדשים, שינוי מבנה ארגוני שיחזק את הענף שלי, מפקד חדש מוכוון לענף, אסטרטגיה הממקמת את תחום העיסוק בליבת העשייה.
איומים (T) – מחסום, אילוץ או כל דבר חיצוני לענף שעלול לגרום לבעיה, נזק, או פגיעה בענף.
דוגמאות לאיומים: מישהו שמתחרה על הכוח אדם שלי, קיצוץ תקציבי, קיצוץ בתקינה – שינויים במבנה הארגוני שמשפיעים עלי, הפרטה – אין צורך במוצר / יחידה שלי.
אבחון ארגוני הוא כלי למפקד שמאפשר לקבל תמונת מצב של החוזקות והפערים הקיימים בארגון באופן מקיף ובתהליך סדור ומבונה. כלי זה יכול לשמש את המפקד לטובת גיבוש תכנית פעולה והובלת המסגרת לכיוון הרצוי.
הכתוב מתבסס על חוברת לאבחון ארגוני של הכשרת סא"לים, פו"מ אפק.
