"התכנסות יחד היא התחלה. הישארות יחד היא התקדמות. עבודה יחד היא הצלחה." הנרי פורד
מנכ"ל חברה מובילה במוצרי צריכה יצא לפרויקט של שיפור השירות ומהר מאוד גילה שהסמנכ"לים שלו אמנם חבורה של אנשים מוכשרים, בעלי ניסיון וידע רב בתחומם אבל.....
סמנכ"ל המכירות ציין שאנשיו עומדים ביעדים התחרותיים ונותנים שירות מצוין לכן הבעיה היא לא אצלו, סמנכ"לית הכספים ציינה שהיא מאוד בעד רק שלאגף שלה אין נגיעה לנושא, סמנכ"ל הלוגיסטיקה אמר ששירות איכותי בעיניו משמעו יעילות וחיסכון במשאבים ובכך האגף שלו מצטיין, ומנהלי מערכות המידע ומשאבי אנוש אמרו שהם ירתמו בשמחה לכל משימה רק שלא ברור להם מהי.
כולם האמינו שבעיית השירות היא הבעיה של סמנכ"ל השירות וסמנכ"ל השירות אמר - "בסוף כל אחד עסוק באגף שלו והבעיה נשארת שלי"
את שאלת המטרה המשותפת או ה"בעיה המשותפת" פוגשים בכל מקום - האם ירידה במכירות היא בעיה של סמנכ"ל המכירות או של הארגון? האם חוסר במקומות אישפוז והמתנה ארוכה היא בעיה של מחלקת המיון או של הנהלת בית החולים? (מתוך כתבה של שירי סלע, דה מרקר, 2020)
על מסגרת אורגנית ומה מאפיין מסגרת שעובדת היטב מסגרת הינה אוסף של בעלי תפקידים הפועלים יחד בשיתוף פעולה קבוצתי אל מול מטרה משותפת, כל חבר במסגרת נדרש לעמוד במשימות שונות ולעבוד יחד ובתלות הדדית, עם תקשורת פתוחה ומאפשרת בין כל חברי המסגרת. כדי להשיג את המטרה באופן מיטבי, חברי המסגרת נדרשים להבניית מנגנונים בציר המשימה והיחסים, חלוקת תפקידים, אחריות אישית וקבוצתית, תיאום פעולה, מנגנוני פיקוח ובקרה וכמובן הגדרת משימות והמטרה המשותפת. פלס"ם
פלס"ם הינה מסגרת שייעודה מתן סיוע לוגיסטי נדרש לגדוד לביצוע ולעמידה במשימותיו בשגרה, במצבי חירום ובמלחמה. זהו התפקיד שבאמצעותו ובזכותו מתממש המענה הלוגיסטי הלכה למעשה ומתקיימת רציפות הלחימה לרמת הגדוד. בתפקיד מ"פ פלס"ם משולבים לראשונה אתגרים פיקודיים וניהוליים לצד אתגרים מקצועיים, היות והתפקיד מחייב את המ"פ להיות קשוב לאוכלוסייה הטרוגנית הכוללת אוכלוסיות ממקצועות ורקעים שונים, להניע אותם למשימותיהם, לחנוך אותם ולייצר להם זהות פלוגתית ותחושת משמעות בתפקידם. בנוסף, על המ"פ להוות סמכות וכתובת מקצועית לכל תחומי הלוגיסטיקה ולייצר אינטגרציה לכלל הסיוע המנהלתי בגדוד.
אם כך, תהליך בניית מסגרת הפלס"ם במיטבו הנו כזה שמחזק את הפלס"ם כיחידה אורגנית באמצעות מטרה משותפת, תפקידים, מנגנונים ותהליכים למימושה וכן גיבוש וחיזוק היחסים הבין אישיים.
טיפים/עשה אל תעשה בבניית מסגרת הפלס"ם
המטרה של בניית מסגרת הפלס"ם כיחידה אורגנית היא יצירת מטרה משותפת ושפה משותפת באופן שבו מממשים את המשימה.
תהליך בניית המסגרת היא גם תהליך התמקמות של המ"פ כמפקד המסגרת.
בבניית מסגרת חשוב לעבוד גם על ציר המשימה וגם על ציר היחסים.
בבניית המסגרת חשוב לקבל דירקטיבה של הרמ"מ (המג"ד) - מהי בעיניו עבודת פלס"ם במיטבו? היכן כיום עוצמות וחולשות הפלס"ם לדעתו?
בתהליך בניית המסגרת חשוב לאבחן את המסגרת ולשמוע את התפיסות של חברי הקבוצה לגבי מהו פלסם שעובד טוב.
כלי לאבחון מסגרת
בקש מאנשי הצוות להגיד במילים שלהם מה זה לדעתם פלס"ם שעובד טוב. חשוב שיתייחסו גם להיבט של המשימה וגם להיבט של היחסים בתוך הצוות.
מתוך הדברים מפה מה עובד טוב בפלס"ם שלך ומה עובד פחות טוב. אפשר לכתוב על הלוח או לנהל דיון בעל פה.
צור תמונה משותפת ושתף בה את כל חברי הצוות.
סמן 3-4 נושאים שהכי חשוב לך לעבוד עליהם ולשפר - מה אנחנו רוצים שיקרה בכל נושא החל ממחר בבוקר? מה אנחנו צריכים כדי לממש זאת? מה חסר לנו? ניתן בדיון פתוח ומשותף לכולם וניתן בקבוצות עבודה של זוגות/שלשות וההצגה של תוצרי הקבוצות תעשה בדיון פתוח.
כלי לשיפור עבודת הממשקים
בקש מאנשי הצוות להתחלק לזוגות ולשוחח אחד עם השני על "מה אני צריך/מצפה ממך בהקשר של התפקיד שלך". חשוב שיתייחסו גם להיבט של המשימה וגם להיבט של היחסים.
ניתן לחלק את הזוגות מראש ובכך לייצר שיח בין בעלי תפקידים שלא נוהגים לשוחח אחד עם השני או שיש שם קונפליקט לא פתור.
בצע 3-4 סבבים של זוגות שמשוחחים כך אחד עם השני.
בקש מאנשי הצוות לשתף במה למדו אחד מהשני, משהו מעניין שנוצר מהשיח. וכן, מה הם צריכים לקבל כדי להיות מסוגלים לתת את מה שביקשו מהם.
בקש מאנשי הצוות לכתוב על דף חלק – מה אני צריך/מצפה ממ"פ פלסם. אסוף את הדפים והם ישמשו אותך בשיחות אישיות בהמשך מול אנשייך.
ערכה וניסחה: ענת פבר
