מזל טוב לרגל קבלת התפקיד החדש!
שלב הכניסה לתפקיד משתרע בין קבלת המינוי ועד לחודשים הראשונים בתפקיד. משך זמן זה משתנה כמובן בין תפקידים, יחידות ותקופות. המידע המופיע כאן נועד לסייע להתכוננות לתפקיד- ללמידת התפקיד וההקשר בו מבוצע, גיבוש תפיסת התפקיד הראשונית והטקסים והפעולות הארגוניים שכדאי לקיים כדי להעביר מסרים פיקודיים חשובים.
כניסה לתפקיד מעוררת שלל תחושות: התרגשות, ציפייה, סקרנות ומסוגלות לצד חוסר וודאות, אמביוולנטיות, הצפה רגשית וקוגניטיבית וחשש. רגשות כגון אלה ואחרים יכולים להופיע לא רק אצל בעל התפקיד הנכנס אלא גם בקרב פקודים, עמיתים והרמה הממונה בסביבתו. תקופת כניסה לתפקיד יכולה להפוך להזדמנות עבור היחידה ועבור המפקד הנכנס אם מתפתחות בה תובנות משמעותיות על מצבה של היחידה בהווה ועל הדרוש להיעשות כדי לקדם אותה בעתיד.
המפקד הנכנס לתפקיד צריך לנוע לאורכם של שני צירים: למידה של התפקיד, המסגרת ושל עצמו והתמקמות במובן של מעשים, אמירות ומהלכים המתבקשים מעצם עובדת היותו בתפקיד, גם אם שעות ספורות. למידה והתמקמות שזורות זו בזו ואינן מתנהלות כשלבים עוקבים.
בהתאם, הכלים המפורטים להלן נועדו להנחות תהליכי למידה ולהציע מהלכי התמקמות.
1. למידה- אבחון התפקיד והמסגרת- שלב זה של למידה יכול להתבצע טרם הכניסה לתפקיד (רצוי) ובוודאי ימשך לאורך התפקיד כולו מטבע ההשתנות הדינמית של הסביבה. מודלים ללמידת מסגרת מפורטים באתר בגרסת טקסט ובסרטון וידאו ומאפשרים לאסוף את המידע ולנתח אותו בהתאם לזווית שמעניינת אותך. אם אתה מעוניין ללמוד על היבטים שונים המתמקדים ביחידה פנימה אתה יכול לבחור במודל מקינזי המפרט היבטים פנים ארגוניים כמו כ"א, משאבים, מבנה ארגוני, מטרות ויעדים, מנהיגות ובוחן את ההתאמה שלהם לייעוד ואת ההלימה הפנימית המתקיימת ביניהם.
מודל כללי יותר, ומוכר יותר הוא מודל swot הפורש את חוזקות וחולשות המסגרת אל מול הזדמנויות ואיומים בסביבתה, ומאפשר מחשבה על איך ניתן לרתום את הראשונים בכדי להתמודד עם האחרונים. לבסוף, אם התפקיד שאליו אתה נכנס מצריך עבודה עם גורמים מקבילים, אתה עשוי לרצות לעשות שימוש במודל בעלי עניין, הפורש את כל שותפי התפקיד הרלוונטיים ועומד על האינטרסים ונקודת המבט שלהם על המסגרת. מקורות המידע לאבחון יכולים להיות שיחות עם הרמה הממונה, המפקד היוצא, מדגם של פקודים, תצפיות על דיונים המנוהלים עדיין ע"י המפקד היוצא במסגרת תהליכי החפיפה, קריאת מסמכים מקצועיים ואבחונים שנערכו בעבר ושיחות עם יועץ ארגוני ביחידה (אם יש). 2. למידה- אבחון עצמי- התבוננות עצמית על מי שאתה כיום ועל מה שנדרש ממך להיות בעתיד הקרוב. בנוסף, חשיבה על האופן בו את מדמיין את המסגרת החדשה במיטבה. השאלות הבאות עשויות להנחות את תהליך החשיבה:
א. מה ייחשב בעיניך הצלחה בתפקיד?
ב. מהם הערכים המובילים אותך? מה חשוב לך במיוחד שעליו לא תתפשר.
ג. מהם הדברים שבהם אתה חזק, שאותם אתה מביא איתך לתפקידים השונים? מהו הערך המוסף שלך?
ד. מהן נקודות תורפה שלך, שעלולות לאתגר אותך בתפקיד?
ה. מהם הקווים האדומים שלך? עקרונות שאם יופרו יביאו אותך לתגובה חריפה?
ו. מהם הדברים שלאורך התפקידים השונים אתה נהנה לעשות? באילו תחומים נמצאת "התשוקה" המקצועית/פיקודית שלך.
ז. כיצד תראה בעיניך המסגרת במיטבה?
ח. מה אתה יכול להביא מעצמך כדי לקדם אותה לשם? 3. התמקמות- פעולות בכניסה לתפקיד
מעבר להחלטות שאתה עשוי להדרש אליהן כבר מרגע כניסתך, כמו גם פעולות ואמירות סביב הפעילות השוטפת של היחידה, יש את הפעולות והטקסים שמאפיינים את הכניסה לתפקיד ובראשם- שיחות הפתיחה. בשיחת פתיחה, הכוונה היא למופע שמשמעותו הוא סימון הכניסה לתפקיד, בהרכבים משתנים- היחידה כולה, רמ"מ, מקבילים, לקוחות, פקודים, פורום מוביל וכו'. כל שיחה שכזו שונה כתלות בהרכב המשתתפים ובאופיים, אך המכנה המשותף הוא קיומם של הצגה עצמית ופרישה ראשונית של כוונות ומהלכים לתקופה הקרובה. לעיתים תכלול שיחה כזאת גם תיאום ציפיות ראשוני.
להלן יוצגו נקודות לשיחת פתיחה עם פורום רחב של המסגרת.
נקודות לשיחת פתיחה
• הצגה עצמית- אישית, מסלול בצבא
• התייחסות למפקד הקודם (הוקרה לפועלו)
• איך אני תופס את היחידה- התייחסות לתכלית קיומה
• מה קורה בצה"ל ואיך היחידה קשורה לזה
• מה חשוב לי כמפקד: ערכים מובילים, קווים אדומים (יש הגורסים שעל קווים אדומים לא כדאי להצהיר, אלא להגיב אם נחצים)
• דברים קונקרטיים על הזמן הקרוב- פ.ע, ימים ארגוניים, אירועים מרכזיים, שגרה
• משהו עם שאר רוח- מזווית אישית על התפקיד/ על פיקוד/ שירות בצבא
שיחת פתיחה עם הפקודים הישירים
• במטרה ליצור רצף פיקודי ולרתום את הפורום המוביל למפקד החדש.
• להקשיב לציפיות של המפקדים ולצרכים מידיים שלהם בפורום אינטימי מצומצם.
פגישות הכרות אישיות עם אנשי היחידה
• הכרות ותאום ציפיות.
• הבנת הרקע האישי והצבאי של הקצינים , החיילים והאזרחים במסגרת ואופק פיתוח וקידום אפשרי פיקודי/מקצועי.
• העמקת ההבנה והידע לגבי התפקיד ותחום הפעילות שלהם.
• יצירת "חוזה עבודה" מול כל קצין (ציפיות, גבולות, דגשים לעשייה וכו').
• אתור נקודות חוזק ונקודות חולשה במסגרות המשנה.
• איתור נושאים פתוחים להמשך טיפול מיידי.
בניית פורום המפקדים של המסגרת / סדנת מפקדים סדנה זו ניתנת לביצוע עפ"י מספר מודלים. חשוב להתאימה לצרכי / אישיות המפקד, היחידה והסיטואציה.
1. סדנה זו מהווה שיא באירועי הכניסה לתפקיד במהלכה יגובשו ויתוקפו ה"חותם האישי" הפיקודי והערכים והיעדים לענף.
2. מומלץ לתכנן את הסדנה עם יועץ ארגוני וכן לשקול ליווי ייעוצי במהלכה.
3. מטרות אפשריות לסדנה מסוג זה:
א. גיבוש תמונת מצב מסגרתית
ב. גיבוש פורום המפקדים בענף כצוות עבודה אפקטיבי.
ג. גיבוש תפיסת תפקיד בהירה ומוסכמת של המפקדים במסגרת.
ד. הטמעת הקוד הערכי של מסגרת העל במסגרת הנוכחית
ה. גיבוש יעדים מסגרתיים.
ו. גיבוש עקרונות ומנגנוני עבודה.
על אופנים לבניית מסגרת תוכל לקרוא באתר בערך "בניית מסגרת".
יתכן שלמידת המסגרת מובילה אותך למסקנה כי נדרש לבצע שינוי בהתנהלות המסגרת, במבנה ואף בתחומי האחריות.
באופן כללי, כל אשר יופיע בלו"ז שלך בחודש- חודשיים ראשונים בתפקיד- ילמד על סוג המפקד שאתה. שים לב שהמופעים שמעוגנים בלוז נמצאים בהלימה לדברים שהגדרת כחשובים לך מקצועית ופיקודית. פעל לצמצום פערים ע"י הכנסה של מופעים המביאים לידי ביטוי את שחשוב לך. גם ההתנהלות השוטפת במובן של סוג האמירות, השאלות, ההחלטות שאתה בוחר בהן- מזמנת שלל ערוצים להביא לידי ביטוי ערכים ועקרונות שחשובים לך. על נושא זה תוכל לקרוא ביתר הרחבה תחת הערך של "בד"ח החמש" שמופיע באתר.
בהצלחה !
צילום: דובר צה"ל
ערכה וניסחה: אורית זומר-בליצר
