מדוע חשוב להיערך לקראת כניסה לתפקיד?
כניסה לתפקיד חדש היא אירוע משמעותי עבור המפקד, עבור הפקודים ועבור היחידה כולה. בכדי שתהליך כניסה לתפקיד יעשה בצורה טובה, חשוב להיערך אליו מכמה סיבות:
הרגעת חששות של המפקד: כניסה לתפקיד עשויה לעורר חששות בקרב המפקד מכיוון שמאופיינת בחוסר ודאות, עמימות, והצפה של אינפורמציה, יחד עם רצון של המפקד להצליח ולהשפיע. היערכות מקדימה תאפשר למפקד להגיע יותר מוכן מנטאלית ולהרגיע את חששותיו.
הרגעת חששות של הפקודים: כניסה לתפקיד של מפקד חדש עשויה לעורר חששות גם בקרב הפקודים - עשויות לעלות תהיות כמו: מה אופיו של המפקד החדש? כיצד המפקד החדש יתייחס אלי? מה התפיסה הפיקודית שלו וכיצד היא תשפיע על חיי היומיום שלי? מפקד שינהל בצורה נכונה את כניסתו לתפקיד, ישדר בטחון ובהירות בקרב פקודיו.
רושם ראשוני: כניסה לתפקיד זאת ההזדמנות עבור המפקד לייצר רושם ראשוני. רושם ראשוני הוא הרושם שנוצר בתחילת ההיכרות והדימוי שנוצר בעקבותיו מלווה את האדם לאורך זמן. היערכות מקדימה תאפשר למפקד להשפיע על הרושם הראשוני שירצה לשדר.
ביסוס נורמות: שלב הכניסה לתפקיד הוא שלב בו הפקודים לומדים על הנורמות והגבולות שיתעצבו במסגרת, ולעיתים אף ינסו לבחון ולאתגר גבולות אלו. תגובות ראשוניות של המפקד בכניסה לתפקיד, יעצבו נורמות התנהגות להמשך ("הויתור של היום הוא הנורמה של המחר"). ולכן, תפיסה פיקודית ברורה ומודעות אישית יעזרו למפקד לזהות מה חשוב ולייצר נורמות התנהגויות תואמות כבר מתחילת התפקיד.
על כן, רגע לפני שהמפקד "קופץ למים" ונדרש לשחות, כדאי לתכנן את שלב הכניסה לתפקיד, ולהיערך לקראת התמודדויות ורמת אחריות בהן סביר כי טרם נתקל בעבר.
סגנונות התנהלות בכניסה לתפקיד - התמקמות מול למידה
בתהליך הכניסה לתפקיד, המפקד מתנהל בתוך מתח בין שני צירים:
ציר הלמידה: המידה שבה המפקד משקיע משאבים ב"למידה", כלומר בהבנת התפקיד, מיפוי סביבת העבודה ואבחון המסגרת (למשל, יבוא לידי ביטוי בכתיבת רשמים, שאילת שאלות ועריכת תצפיות).
ציר ההתמקמות: המידה שבה המפקד משקיע משאבים ב"התמקמות", כלומר במיצוב דמותו כבעל סמכות, בקבלת החלטות ויזימת מהלכים (למשל, יבוא לידי ביטוי בקביעת עובדות בשטח ומתן הנחיות בפועל).
מודל "התמקמות – למידה" מאפיין ארבעה סגנונות של כניסה לתפקיד:
הנכשל / הפסיבי – מפקד שאינו מכוון ללמידה ואינו מכוון להתמקמות כמפקד. שקוע באי עשייה, או בהכחשה. סביר להניח כי הוא צפוי להיכשל בתהליכי הכניסה לתפקיד וכמפקד בעתיד.
התלמיד הנצחי – מפקד ששקוע כולו בלמידת יחידתו ותפקידו. הוא יכיר ויבין את תפקידו, אך לא יצליח להתמקם כמפקד. התמקמות בשלב הכניסה לתפקיד חשובה מאד, מפני שליחידה יש צורך בדמות שתצטייר בעיניהם כמי שיודעת את הדרך ונותנת כיוון. יש לזכור, כי היחידה לא "נעצרת" מפעילות בזמן התחלופה.
היודע כל – "אבו עלי" – זה שבכניסה לתפקיד מקבל החלטות ומשנה נהלים מבלי ללמוד את התפקיד ואת מאפייני היחידה. מפקד כזה יהיה נוקשה בתפקידו, דבר שעלול לפגוע בתפקוד היחידה לאורך זמן.
המפקד הלומד – מפקד המשקיע בו-זמנית בלמידת היחידה והתפקיד ובהתמקמות כמפקד וכמנהיג. מצד אחד המפקד משדר בטחון ביכולתו לקבוע נורמות וגבולות, ומצד שני משקיע זמן בלמידה וחקירה של התפקיד והיחידה. הוא מתייעץ ושואל שאלות (מטיל ספק) על הנחות יסוד העומדות בבסיס הפעילות ביחידה. מפקד כזה הוא מפקד חושב. הוא מעביר מסרים, לפיהם למידה אינה ביטוי של חולשה, אלא להיפך. מפקד לומד הוא זה שיהפוך את אירוע תחלופת המפקדים להזדמנות של צמיחת היחידה.
כניסה לתפקיד מיטבית הינה שילוב של התמקמות יחד עם למידה, כלומר המפקד צריך למצוא את שביל הזהב בין התמקמות כדמות שתיתן כיוון ובין למידה של התפקיד תוך כדי תנועה.
כלי פרקטי בכניסה לתפקיד - תאום ציפיות:
כלי חשוב לכניסה לתפקיד של מפקד חדש, שמאפשר שילוב של התמקמות יחד עם למידה הינו תאום ציפיות מול ממשקים.
תיאום ציפיות שנעשה בצורה טובה, יכול לאפשר כניסה חלקה יותר לתפקיד, הבנה טובה יותר את אופי התפקיד ולמנוע אי הבנות בהמשך הדרך.
הכלי כולל שלושה שלבים:
בשלב ראשון, יש למפות את בעלי התפקידים השונים שנמצאים בממשק עם המפקד.
בעלי תפקידים אפשריים:
רמה ממונה
רמה כפופה ( חיילים / מפקדי משנה)
קולגות
גורמים מקצועיים ביחידה או מחוצה לה
בשלב שני, יש למפות את הציפיות ההדדיות:
מה המפקד מצפה מבעל התפקיד?
מה בעל התפקיד עשוי לצפות מהמפקד?
בשלב השלישי, יש לערוך שיחת תאום ציפיות: המפקד יערוך שיחת היכרות עם כל אחד מבעלי התפקידים המשמעותיים. במהלכה, יעשה תיאום ציפיות, כלומר המפקד:
יקישב לציפיות של בעל התפקיד.
יתייחס אליהן - כלומר לאילו ציפיות יש ביכולותו להיענות ואיזה יש להגדיר מחדש.
יאמר את הציפיות שלו מבעל התפקיד.
לסיכום, יש לזכור כי כניסה לתפקיד היא תהליך מתמשך, כלומר רצף של אירועים שמהווים את השלב הראשוני של המפקד בתפקידו. הערכות מקדימה, שילוב בין התמקמות ללמידה ושיחות תיאום ציפיות יאפשרו כניסה טובה יותר לתפקיד הן למפקד, הן לבעלי התפקידים הנמצאים איתו בממשקי עבודה והן ליחידה כולה.
ניסח וערך: יוני חי
